Làm sao để từ chối một cách nhã nhặn?

Làm sao để từ chối một cách nhã nhặn?

http://www.hieuhoc.com/camnanghoctap/chitiet/lam-sao-de-tu-choi-mot-cach-nha-nhan-2009-12-11
>> Khóa học Kỹ Năng Thăng Tiến
(Hieuhoc.com). Trong nhiều người chúng ta, việc phải từ chối một ai đó là điều khó khăn nhất. Có thể đó là những người thân, bạn bè, đồng nghiệp hoặc quen biết, họ sẽ đè ép lên chúng ta bằng những yêu cầu về thời gian hay tiền bạc, hoặc cả hai. Vậy, nếu không muốn thì làm thế nào để nói “không”, để từ chối một cách lịch sự, nhã nhặn nhưng kiên quyết?

Từ chối không phải là tàn nhẫn hay thô lỗ. Nhưng một số người không bao giờ nói “không” trong bất kỳ trường hợp nào. Họ từ chối bằng cách tránh gặp măt, tránh né nói chuyện qua điện thoại hoặc lấp lững, muốn những người khác tự hiểu rằng họ muốn từ chối. Đôi khi cũng có kết quả, nhưng từ chối bằng cách gửi những thông điệp phi ngôn từ như vậy sẽ làm căng thẳng cả hai bên một cách không cần thiết.

Vì vậy, bất cứ khi nào bạn thấy trong lòng rất muốn từ chối, hãy sử dụng một trong những cách sau đây:

1) Đưa ra thông điệp của bạn một cách nhã nhặn: “Tôi rất muốn, nhưng…”.

“Tôi rất muốn, nhưng…”. Cách nói như vậy rất hữu dụng trong xã giao, trong kinh doanh, nhất là khi từ chối một cuộc hẹn.

2) Từ chối theo kiểu tích cực: “Nhưng ngay lúc này…”.

“Đây là một ý hết sức tuyệt, nhưng ngay lúc này…”. Nói câu từ chối theo cách tích cực này có thể tránh được sự thương tổn về mặt tình cảm. “Nhưng ngay lúc này” có ý nghĩa như là sự hứa hẹn cho sau này, một kiểu mở ngõ cánh cửa đôi chút.

3) Chú ý lắng nghe và dành thời gian suy nghĩ: “Để tôi suy nghĩ đã…”.

“Để tôi suy nghĩ đã…” Cái mẹo này sẽ giúp bạn có thêm thời gian suy nghĩ để kiếm lời từ chối khéo léo. Sau khi cân nhắc, nếu bạn vẫn muốn nói không thì hãy đơn thuần nói "không " và đưa ra lý do chính yếu. Người khác sẽ cảm kích vì bạn đã biết lắng nghe và coi trọng yêu cầu của họ (dù bạn từ chối).

4) Từ chối với vẻ hài hước. 

“Tôi nghĩ chắc là không được đâu, vì tôi còn kém lắm” hoặc “Ồ! Nó có vẻ không tiện lắm”. Phần lớn người ta sẽ không ép bạn phải giải thích, nhưng nếu bị hỏi, bạn chỉ cần nói: “Đó không phải là điều tôi quen làm, tôi sợ lại vướng nữa thì khổ”.

5) Nói “không” với sự cảm thông và quyết đoán.

Thỉnh thoảng, cách từ chối đơn giản nhất và tốt nhất là nói “không” một cách thẳng thắn. Đôi khi, khó từ chối nhất là những lời bóng gió và thở dài, họ sử dụng tình cảm để bạn phải trả lời đồng ý. Trong trường hợp này, một lời nói “không” với sự cảm thông và quyết đoán sẽ ngăn được hiều lầm. Nó giúp cả hai phía không bị đi sai hướng và lãng phí thời giờ. Bạn không bắt buộc phải luôn là người cứu hộ.

Theo các nhà tâm lý, khó nhất là nói lời từ chối lần đầu tiên. Dù vậy, nếu bạn không thu được kết quả với lời từ chối lần đầu thì đó không phải là vấn đề. Bởi vì sau đó bạn sẽ dễ dàng hơn để từ chối lần thứ hai. Hãy nhớ, bạn luôn luôn có quyền nói “không” và hiếm khi bạn bị bắt buộc phải giải thích nó. Nếu thực hiện đúng cách, bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và tránh được những bực bội không đáng có bằng những lời từ chối nhã nhặn. Sự quyết đoán đó không phải là thái độ sỗ sàng, mà đó là sự thể hiện kính trọng của bạn đối với người khác và cả với chính mình.

Tuấn Phong tổng hợp. (Hieuhoc.com).

Know When to Say No

http://blog.knightsbridge.ca/blog/liane-davey---effective-teams/know-when-to-say-no 

Posted by Liane Davey on Thursday, April 26, 2012

In my previous post, I shared a common team effectiveness problem—people who say “yes” to too many things.  It’s an easy mistake to make, but saying yes has stretched us too thinly and compromised the quality of our work and the quality of our lives. In today’s world, a good team player needs to “Know When to Say No.” In the Knightsbridge team effectiveness process, we teach the following framework for how to say no.
Delete: There are things that you just need to delete from your task list. These are things that don’t add value for you, or for the organization.  For me, this includes lots of meetings that I’m only invited to as a courtesy. Once it’s clear that I’m not adding value—or it’s value that overlaps with someone already in the room, it’s better for me to make the tough choice to say no to that meeting. To identify opportunities to delete ask yoursefl: “To what extent is this still relevant?” “How are you using these outputs?” “What would be the impact be if we stopped this?”
Delay: Sometimes you need to delay action. When “issues” arise, people can catastrophize and cause crazy amounts of work in the process. It’s important to assess the core issue and to wait for the flailing to stop before jumping into knee-jerk action. I experience this when I’m traveling on business.  Frequently I’ll pick up a day’s worth of messages at the same time. It’s not all that uncommon to get one message recorded in the morning that says “urgent” and asks me to do x, y, and z and then another recorded 2 hours later saying “no need to worry, we’ve handled it.”  They got the job done and I didn’t add to the mêlée by trying to get involved.
Distribute: Some work is best done by someone other than you. Taking on work that you could do—but slowly and with questionable quality—just doesn’t make sense. If someone is more efficient and effective, distributing the work to them is better than doing it yourself. As a senior member of our consulting team, I’m often a go-to person for meeting with new clients. I’m often not the best person to represent the team, given the issue at hand or the industry of the client. What work do you do that would be better distributed to someone else?
Diminish:  Perhaps the most valuable strategy for saying “no” is not to say it outright. The diminish strategy pares work back to its core to reduce the effort required, without losing the essential elements that are adding value.  One area where I see opportunity for this technique is reporting. With many of my clients, their reporting requirements mean they spend more time reporting on the results they achieved than on actually achieving them. To diminish work, ask questions such as: “What are you trying to achieve?” What is the most important part of this?” How could we make this more manageable?”
A friend of mine was the VP of IT within one division of a large computer company. His people were constantly complaining to him that they were stretched too thinly, that they didn’t have time to add the value they wanted or to think proactively about the business. The culprit was a list of 18 monthly reports to head office. He stopped sending one report each month until someone noticed. How many months do you think it took before anyone noticed?  It was 9. So by getting rid of 8 reports, he was freed up to focus on the work he really needed to be doing.
Saying “yes” is important when it’s the right work and you’re the right person. Otherwise, delete it, delay it, distribute, or diminish it. Your team will be stronger for it.